Die Steuerberaterin Gisela Trossen informiert:

Die digitale Steuerwelt

Die digitale Zukunft hat längst begonnen; sie schreitet unaufhaltsam voran. In allen Lebensbereichen zieht die Digitalisierung mit großer Dynamik ein. Für den steuerberatenden Beruf ist sie, insbesondere in der Kommunikation mit der Finanzverwaltung, schon viele Jahre Berufsalltag.

In der Kommunikation mit der Finanzverwaltung wurde der Start u.a. bereits mit der Einführung der sog. ID-Nummer (Identifikationsnummer) gesetzt. Mit Hilfe dieser Nummer werden eine Vielzahl von Daten von Steuerbürgerinnen und – Bürgern gesammelt und verwertet. Behörden, Institute, Versicherungen, Arbeitgeber usw. sind verpflichtet, die Daten der Arbeitnehmer, Versicherungsnehmer usw. online an die Finanzverwaltung zu übermitteln. Das ermöglicht den Finanzämtern die vorausgefüllte Steuererklärung und deren Kontrolle.

Mit Einführung der E-Bilanz in 2013 sind bilanzierende Unternehmen verpflichtet über 400 Mussfelder auszufüllen. Also neben der Handelsbilanz, evtl, Steuerbilanz nun auch die elektronische Bilanz. Für die Kreditwirtschaft ist eine weitere Version der Bilanzaufbereitung geplant.

Mit Vorlage der E-Bilanz sollen interne Betriebsprüfungen – und das jährlich –stattfinden. Dazu bedient sich die Finanzverwaltung des neu entwickelten Prüfprogramms SRP = summarische Risikoprüfung. Mit rund 25 Tools werden so alle Steuerbürger in bestimmte Risikoklassen eingestuft. Je nach Klasse finden dann umfangreiche oder auch gar keine Überprüfungen mehr statt. Betriebe mit größerem Barverkehr sind davon besonders betroffen. Seine Einstufung der Klasse erfährt der Bürger allerdings nicht. Lediglich die Prüffelder der jeweiligen Finanzämter werden veröffentlicht. In diesem Zusammenhang wurde das bisherige Vorlagegesetz in ein Vorhaltegesetz geändert. Belege sollen danach nur noch nach gesonderter Aufforderung dem Finanzamt eingereicht werden. So der Plan.

Vor erhebliche Probleme stellt es die Unternehmen, neben der z.Z. befassten Thematik der DS-GVO (EU – Datenschutz-Grundverordnung), eine sogenannte Verfahrensdokumentation zu erstellen und vorhalten zu müssen. D.h., alle zum Einsatz kommende Datenverarbeitunsgssysteme sind in ihren Verfahrensabläufen zu dokumentieren und ständig zu aktualisieren. Dies gilt auch für alle Vor- und Nebensysteme (Materialwirtschaft, Fakturierung, Zeiterfassung etc.). Dabei versteht man unter Datenverarbeitungssystemen sämtliche in Unternehmen für Unternehmenszwecke eingesetzte Hard- und Software, mit der Daten und Dokumente erfasst, erzeugt, empfangen, übernommen, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden. Die vielfach eingesetzten MS-Officeanwendungen erfülllen die Grundsätze der Unveränderbarkeit und Protokollierbarkeit häufig nicht.  Hier auch ein gängiges Beispiel zum E-Mail-Einsatz.

Die häufig per E-Mail eingehenden Eingangsrechnungen sind revisionssicher aufzubewahren.  Der Ausdruck einer solchen Rechnung ist hier nicht ausreichend. Sie gilt nicht als Original.

Die zunehmende Digitalisierung erfordert erheblichen Anpassungsbedarf in den Unternehmungen. Die ernorm komplexen, formellen Anforderungen können insbesondere kleine Unternehmen kaum erfüllen. Klein- und Kleinstbetriebe sind davon nicht ausgenommen. Die Nichtbeachtung der sog. GOBD´s (Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) kann im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung (Betriebsprüfung) zur Verwerfung der Buchhaltungen führen mit den Folgen der nicht unerheblichen Hinzuschätzung von Umsätzen und damit verbunden Steuernachzahlungen nebst Zinsen und das für mehrere Jahre.

Die Bedeutung und das Maß der Folgen von formellen Verstößen scheint in ihren Auswirkungen in der Praxis noch nicht ganz angekommen zu sein. Zum Schutz vor tiefgreifenden nachteiligen Folgen durch die Betriebsprüfungen sollten sich alle Unternehmer mit dieser Thematik auseinandersetzen. Denn die digitalen Daten stehen im absoluten Fokus der BP (Betriebsprüfung) und führen damit zu deutlich erhöhten Anforderungen der GOBD`s.